OutlookExplessの設定

  1. メールには文末に署名を入れよう

    メールの文末には、自分の名前やメールアドレス、ホームページアドレス(URL) 等を書くのが礼儀です。
    しかし、毎回書くのは面倒ですし、記入ミスも発生します。
    そこで「ツール」「オプション」と進み、下図のように設定しておくと便利です。

     

    さらに、「すべての送信メッセージ・・・・」にチェックしておくと自動的に挿入されます。
    挿入を手動で行いたい場合は、このチェックは外し。
    毎回、メールを書き終ったら「挿入」「署名」をクリックして使うことも出来ます。


  2. 友達以外は「テキスト形式」が無難

    OutlookExplessの初期設定は「HTML形式」でメールを作成するようになっていますが、 色を付けたり、飾ったりするHTMLの機能を使ったメールを作るとき以外は 「テキスト形式」を使った方が無難です。
    そこで「ツール」「オプション」と進み、下図のように設定しなおします。

     

    HTML機能が使いたいときは、そのメールを書くときに「書式」「リッチテキスト(HTML)」を選べば使えます。
    嫌われる理由は
    1、ウイルスメールの多くがこのHTML機能を悪用しているため、HTML機能のないメールソフトを使っている人がいる。
    2、企業内ではHTML機能のないメールソフトを標準にしているところが多い。
    ためです。
    だからといって使うのを遠慮する必要はありません。
    相手を感動させるようなメールにするのが本来の姿です。
    使うならHTMLの機能を生かしたメールにしましょう!、ということです。

    また、アドレス帖への自動登録も外しておいた方がいいと思います。
    理由は、 ウイルスに感染するとアドレス帖に登録してあるところにばら撒かれてしまうためです。


  3. プレビューするだけでウイルス感染の可能性が

    ウイルスの多くは添付ファイルを開かなければ感染することはありませんが、 インターネットエクスプローラの古いバージョンを使っていると、メールをプレビューウインドウで覗くだけで添付ファイルを自動的に開くように仕掛けられたウイルスがあるからです。
    インターネットエクスプローラ最新バージョンは対策されていますが、どこかの欠陥を見つけてウイルスを作る悪者がないとは限らないので、プレビューウインドウは 「表示」「レイアウト」をクリックして下図の設定をして閉じておいた方が安全です。

     

    メールを読む時は、一覧表の該当メールをダフルクリックします。
    「クリップ」マークの付いた不信メールは、シングルクリックで選定して「削除」することが可能です。

    一覧表で管理するとき、一番困るのが、「こんにちは」というような内容を連想できない件名のメールです。 あなたは、ぜひ、内容が連想できる件名を付ける努力をしてくださいね。

  4. アドレス帳登録は最小限に

    ウイルスの多くは「アドレス帳」に登録されているところにウイルスを送りつけまので、アドレス帳への登録は必要最小限に留めたほうがいい。
    返信メールを送信すると自動的にアドレス帳に登録してくれる機能がありますが、この機能は使わないように「ツール」「オプション」「送信」とクリックして下図のように[ ]のチェックを外した設定にします。

     

    必要なものは手動で登録するようにします。
    「ツール」「アドレス帳」「ファイル」「新しい連絡先」とクリックして下図のように登録します。
     

  5. 受信トレーの自動振り分け

    メールマガジンを受信したりメーリングリストに参加したりして、だんだん受信メールが増加すると受信トレーの中がゴチャゴチャになってくる。
    その場合は、個々に専用の受信トレーを作って、そこに自動的に振り分けて受信するように設定するとすっきりします。

    (例)メーリングリスト「QLINK」からの配信メールは「QLINK専用受信フォルダー」を作って自動的に振り分ける場合の設定。

    フォルダーの作成
    受信トレーを右クリックして、フォルダーの作成を選択して「QLINK」フォルダーを作ります。



    ルールの作成
    QLINKの場合は件名に
    件名:  [qlink:02943] 訪問者解析ツール
    のように書かれるのを利用して、メッセージのルールを次のように設定します。



    以降QLINKからの配信は「受信トレー」をパスして、直接「QLINK受信トレー」に入ります。



    さらに、返信メールは、別フォルダーに移して、忙しいときは件名だけ見て、読み飛ばすこともできます。
    この場合は、上記Dの時点で、もう一つ「Re:」という言葉を[追加]して、 [オプション]ボタンをクリックし
    「◎メッセージが次の言葉をすべて含む場合」にチェックします。
    すなわちて
    [qlink」の中で「Re:」という文字があるものは、「RE」専用フォルダーに移してしまうのです。



    さらに、複数の項目を組み合わせれば
    「QLINKのREメールで管理者以外のものはREフォルダーへ」というように、特定のものは残す設定


    とか、逆に形式的なREメールを多発する人だけカットする設定もできます。

    返信側から見れば、形式的に「Re:」を付けて返信すると読み飛ばされる可能性があります。
    重要な返信は、「Re:」を消して、「返信:」等、別な表現をするか、件名を書き換えると良いと思います。

    このように、工夫して、自分に役立つ情報を得るのが、メールマガジンや、メーリングリストと付き合う賢い手段ではないでしょうか。

  6. エンコードの設定は「日本語JIS」(文字化けしないために)

    パソコンで使われている漢字コード「Shift-JIS」は通信上の制御コードと重複する部分があるので、他のコード体系に変換(エンコード)して通信され、受信後、復元されます。
    日本国内のメールは「JISコード」が標準的に使われています。
    将来的には、世界標準の「UFT−8コード」に移行していくと思われますが、現段階で「UFT−8」に設定すると受信側のソフトや設定によっては文字化けしてしまう場合があります ので、次の設定にしておいた方が無難です。